Meetings ohne Zeitverschwendung

Meetings ohne Zeitverschwendung – Wie geht das?

Führungskräfte verbringen pro Woche durchschnittlich 23 Stunden in Meetings. Früher waren es noch weniger als 10 Stunden.

Meetings sind wichtig, um Zusammenarbeit, Kreativität und Innovation zu ermöglichen. Oft fördern sie den ordnungsgemäßen Informationsaustausch, bieten also tatsächlich Vorteile.
Meetings sollen Kreativität und Produktivität von Teams erhöhen. Aber sie bewirken genau das Gegenteil, wenn sie zu oft stattfinden, schlecht geplant sind oder schlecht geleitet werden.

Doch was kosten Meetings?
Für schlecht geführte Meetings zahlen Unternehmen einen hohen Preis. Jede Minute, die jemand in einem überflüssigen Meeting verbringt, kostet ihn die entsprechende Zeit, die er für die eigene Arbeit aufwenden kann.

Lösung für mehr erfolgreiche Meetings – Meetings ohne Zeitverschwendung

Teams müssen herausfinden, welche Zeit durch die Meetings vergeudet wird: Gruppenzeit, individuelle Zeit oder beides? Dann können sie den Wandel einleiten. Eindrücke von jedem Mitglied sammeln, diese gemeinsam auswerten, ein Gruppenziel für die Verbesserung der Meetings formulieren, das persönlich motivierend ist, den Fortschritt messen und regelmäßig sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht in alte Muster zurückfallen.

Was Führungskräfte von Meetings halten – Meetings ohne Zeitverschwendung

• 65 % sagen, Meetings halten sie von ihrer eigenen Arbeit ab.
• 71 % halten Meetings für unproduktiv und ineffizient.
• 64 % finden, Meetings beeinträchtigen konzentriertes Arbeiten.
• 62 % erklären, Meetings schaffen es nicht, den Zusammenhalt des Teams zu stärken.

Strukturiert ineffiziente Meeting-Muster abschaffen – Meetings ohne Zeitverschwendung

Wesentliche Verbesserungen verspricht ein strukturierter Ansatz, mit dem Muster von Meetings im Team oder in der Abteilung analysiert und verändert werden können. Dies kann in fünf einfachen Schritten erfolgen.

1. Sammeln Sie von jedem Mitarbeiter seine Wünsche an ein Meeting.
Über Interviews erfahren Sie mehr zu den Wünschen und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter hinsichtlich eines effizienten Meetings. Dadurch erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie sich Meetings auf Ihr Team auswirken. Sie werden erkennen, wie viel Widerwillen unter der Oberfläche brodelt und wie viel Arbeit am Tag liegen bleibt.

2. Werten Sie die Informationen gemeinsam aus.
Im nächsten Schritt kommen Sie als Team zusammen und können das Feedback der einzelnen Personen analysieren. Was funktioniert und was funktioniert nicht?

3. Verständigen Sie sich auf ein gemeinsames, persönlich relevantes Ziel.
Mitarbeiter sind stark motiviert, wenn sie persönlich von der Teaminitiative profitieren. Bspw. haben einzelne Teams eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche festgelegt, in der sich die Mitarbeiter auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.
Wenn Sie meetingfreie Zeiträume bestimmen, zwingen Sie die ganze Gruppe dazu, Meetings neu zu bewerten, die normalerweise während dieser Zeit stattfinden sollten. Die Gruppe muss sich fragen, wer wirklich daran teilnehmen muss.

4. Setzen Sie sich Ziele und überprüfen Sie den Fortschritt.
Wie bei allen Veränderungen ist es wichtig, Fortschritte konkret und messbar zu machen. Nur so können diese fortlaufend bewertet und diskutiert werden.
Spürbare Fortschritte bieten den Mitarbeitern einen Anlass zum Feiern; kleine Rückschläge geben ihnen die Gelegenheit, daraus zu lernen.

5. Regelmäßige Nachbesprechungen in der Gruppe.
Auch ist es entscheidend, regelmäßig Bilanz zu ziehen. Wie fühlen sich die Mitarbeiter während der Meetings, wie stehen sie zum Arbeitsprozess generell?
Es braucht Zeit, Abläufe und Verhalten zu verändern. Wenn Sie den Schwung erhalten wollen, müssen sie die Aufmerksamkeit der Teammitglieder immer wieder auf die Veränderungen lenken.

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